Ai auzit poate deja de SAF-T sau Declarația Informativă D406 care este obligatorie (depunerea ei) din 1 ianuarie 2025 pentru firmele mici (în definiția ANAF “contribuabili mici”).
Vestea proastă este că SAF-T este un document extrem de complicat pe care chiar și firmele mijlocii și mari din România l-au greșit în proporție de aproximativ 70%, conform unor verificări făcute de ANAF în luna august (aceste firme au deja obligația depunerii D406).
Vestea bună este că, dacă ești client Keez, nu vei avea nicio problemă în legătură cu asta de la 1 ianuarie 2025 pentru că noi știm să depunem cum trebuie această declarație – o facem deja pentru clienții noștri mijlocii și medii (“contribuabili mijlocii și mari” în definiția ANAF). În plus, am efectuat un număr semnificativ de teste pentru a ne asigura că declarațiile pentru clienții mici ai Keez sunt 100% așa cum trebuie.
Keez depune în prezent Declarația Informativă D406 (SAF-T) pentru clienții săi medii și mari și niciunul dintre aceștia nu a primit notificări din partea ANAF care să indice că nu a respectat sau a respectat doar parțial obligațiile de raportare.
Dacă ești client Keez și ești grăbit, poți închide acest articol. Ești acoperit, nu ai nimic de făcut. Dacă totuși vrei să știi unele detalii, citește mai departe.
Ce este SAF-T?
Imaginează-ți SAF-T ca pe o radiografie detaliată a contabilității afacerii tale. Este un fișier XML complex care conține informații despre toate tranzacțiile și datele contabile ale companiei, de la înregistrări în contabilitate la detalii despre clienți, furnizori, stocuri și mijloace fixe.
Standardul de Audit Fiscal (SAF-T) este o inițiativă OCDE pentru o raportare fiscală eficientă și stabilește o metodă standardizată pentru colectarea datelor financiar-contabile, aducând beneficii atât autorităților fiscale, cât și companiilor.
Deja implementat în numeroase țări europene, inclusiv în România (unde raportarea este obligatorie pentru companiile mari și mijlocii), SAF-T se remarcă prin complexitatea sa, necesitând transmiterea tuturor informațiilor contabile, financiare și fiscale legate de tranzacțiile efectuate de către firme.
Acest format cuprinde un set de informații fiscale în format electronic (xml), permițând autorităților fiscale să efectueze verificări periodice pentru a asigura conformitatea cu legislația fiscală.
Foarte important de reținut este faptul că fișierul tip xml nu poate fi vizualizat ca un document obișnuit (să zicem un pdf), astfel încât verificarea informațiilor nu este un lucru la îndemână (la fel ca în situația e-Factura).
Sursa datelor transmise în pregătirea D406 sunt: facturi de vânzare și achiziție, plăți, mișcări de bunuri, tranzacții cu active și diverse nomenclatoare.
În D406 se regăsesc următoarele secțiuni:
- Înregistrări contabile (Registrul Jurnal) la nivel de tranzacție, pe conturile contabile analitice pentru toate articolele contabile
- Conturi contabile (balanţa de verificare cu sold iniţial şi sold final al perioadei).
- Clienți cu date de identificare, cont analitic, sold inițial și final debitor/creditor
- Furnizori cu date de identificare, cont analitic, sold inițial și final debitor/creditor
- Tabela taxe, unități de măsură și tabelă tipuri mișcări
- Produse și stocuri la nivel de articol, gestiune, stoc inițial/final al perioadei, cantitativ și valoric, informații privind proprietarii stocurilor.
Cum scriam mai sus, SAF-T-ul este un fișier XML (eXtensible Markup Language) care conține informații structurate și e împărțit în secțiuni precum „Master Files” (informații despre companie, clienți, furnizori), „General Ledger Entries” (înregistrări contabile), „Source Documents” (facturi, chitanțe etc.), „Analytical Accounting” (informații analitice) și altele.
Fiecare secțiune conține elemente specifice: codul de identificare fiscală, denumirea companiei, datele tranzacțiilor, sumele, conturile contabile etc. Unele din aceste elemente sunt obligatorii și altele sunt opționale.
Dacă informațiile sunt incorecte, se primește de la ANAF un mesaj de eroare care, de cele mai multe ori, nu se poate interpreta decât dacă pregătirea celui care trebuie să rezolve aspectele semnalate este cu adevărat un expert în SAF-T.
Ce înseamnă raportarea SAF-T în țara noastră?
Schema SAF-T adoptată în România de către ANAF urmează modelul OCDE și include cinci componente principale:
- registrul jurnal
- creanțele
- datoriile
- mijloacele fixe
- stocuri.
Datele privind mijloacele fixe sunt transmise anual (înainte de depunerea situațiilor financiare), iar informațiile despre stocuri vor fi furnizate doar la cererea autorităților fiscale.
Cine depune SAF-T în România?
Categoriile de contribuabili care au obligaţia de depunere a SAF-T prin intermediul Declaraţiei D406 sunt:
- societăţile cu răspundere limitată (SRL)
- societăţile pe acțiuni (SA)
- societăţile în comandită pe acţiuni (SCA)
- societăţile în comandită simplă (SCS)
- societăţile în nume colectiv (SNC).
Aproape 70% din firmele medii și mari au avut probleme cu completarea D406
Aproape 70% dintre entitățile mijlocii și mari verificate de către ANAF în luna August au avut probleme cu completarea D406.
Cifra este foarte mare, în condițiile în care acestea sunt afaceri mari, cu departamente interne de contabilitate care pe lângă angajații care se ocupă exclusiv de contabilitatea firmei mai au la dispoziție și o serie de consultanți gata să găsească soluții pentru aproape orice (în situația de față se pare că n-au prea avut soluții).
Ce concluzie tragem de aici: declarația D406 este complicată și a luat prin surprindere foarte multe firme cu resurse importante în domeniul financiar-contabil.
Situația va fi foarte gravă pentru contribuabilii mici care din 2025 vor trebui să depună și ei D406
Contribuabili mici nu au departamente de contabilitate. Ei folosesc servicii de contabilitate externalizate, afaceri cu 3-4 experți contabili care țin contabilitatea pentru maxim 200 de firme și folosesc diverse softuri tradiționale de contabilitate.
Orice fel de eroare semnalată de către ANAF în D406-urile completate de aceste firme mici trebuie verificată în primul rând de către experții contabili din firmă, deci dintr-o dată apare nevoia de resurse suplimentare de timp. Apoi, verificările trebuie transmise suportului de la producătorul de soft prin completarea de numeroase tichete de suport și urmărirea rezolvării lor de către programatori.
Probabilitatea de a fi penalizat de către ANAF până când se soluționează orice caz într-un asemenea lanț lung de suport operațional este foarte mare.
Ce au de făcut administratorii afacerilor mici?
Pentru că tu ești client Keez, nu trebuie să faci nimic. Deoarece Keez este un ecosistem CONTABIL + APLICAȚIE centrat pe contabil, la noi vei putea naviga prin complexitatea schimbărilor legislative evitând amenzile. Acest lucru este realizat de faptul că noi avem propriul nostru departament de IT cu programatori care înțeleg domeniul contabilității și legislației aflat la baza acesteia, iar echipa Keez a realizat “in-house” un soft care are modulul SAF-T “built-in”.
Raportarea SAF-T este o abordare internațională, disponibilă deja de câțiva ani. Noi am alocat timpul necesar pentru a studia toate cerințele specifice, am avut timp să facem toate testele și am adus în firmă toate resursele necesare pentru verificările necesare.
Keez garantează că are un modul SAF-T fără eroare și are competențele tehnice pentru a investiga orice fel de informații venite din partea autorităților.
Pentru cei care nu sunt clienți Kez, lucrurile nu stau prea bine. Ei trebuie să aibă o discuție detaliată cu contabilul lor din care trebuie să-și dea seama dacă acesta este familiarizat cu formatul SAF-T și cu cerințele de raportare și dacă are software-ul necesar pentru a genera fișierele SAF-T. Mai mult, antreprenorul trebuie să se asigure că datele lui mele contabile sunt corecte și complete.
Mai este și aspectul de preț: probabilitatea ca de la 1 ianuarie tarifele de contabilitate să crească deoarece contabilul va avea de pregătit și depus o declarație complexă este foarte mare.
