Procesul de actualizare coduri CAEN în anul 2025 marchează o schimbare semnificativă în peisajul economic românesc. Este vorba despre introducerea unei noi clasificări a activităților economice, denumită CAEN Rev. 3.
Această actualizare, implementată la 1 ianuarie 2025 și fundamentată pe Ordinul Președintelui INS nr. 377/2024, aduce modificări importante care necesită o atenție sporită din partea tuturor companiilor, indiferent de forma lor juridică – SRL-uri, PFA-uri, SA-uri, II, IF etc.
IMPORTANT: certificatele de înregistrare și certificatele constatatoare emise înainte de 1 ianuarie 2025 rămân valabile până la momentul actualizării efective a codurilor CAEN.
Actualizare coduri CAEN: atenție, nu este un proces automat!
Deși la prima vedere pare un demers simplu, actualizarea codurilor CAEN nu este un proces automat și implică o analiză detaliată a activităților desfășurate de fiecare companie în parte.
Iată care sunt principalele motive:
Modificări structurale ale codurilor CAEN: noua clasificare introduce o serie de modificări structurale, inclusiv divizarea unor coduri CAEN existente în mai multe coduri noi, cu o specificitate mai clar definită. Această fragmentare a codurilor face imposibilă o conversie automată și necesită o analiză atentă pentru a identifica noile coduri relevante. Un exemplu concret este codul CAEN 5229 (Alte activități anexe transporturilor), care a fost înlocuit cu trei coduri noi:
- 5225: Activități de servicii logistice pentru transporturi
- 5226: Alte activități anexe transporturilor
- 5231: Activități de intermediere pentru transportul de marfă
Necesitatea unei evaluări individualizate: fiecare companie are un specific aparte, iar actualizarea codurilor CAEN trebuie să reflecte cu acuratețe activitățile desfășurate. Este esențial ca fiecare companie să-și examineze cu atenție operațiunile și să determine care dintre noile coduri CAEN din Rev. 3 corespund cel mai bine activității sale.
Această evaluare individualizată asigură o clasificare corectă și evită potențialele probleme legate de conformitatea legală.
Implementarea treptată a noilor coduri: ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului) a adoptat o strategie de actualizare graduală, oferind companiilor flexibilitate în ceea ce privește momentul actualizării codurilor CAEN.
Această abordare permite companiilor să se adapteze treptat la noile cerințe și să-și planifice actualizarea în funcție de propriile nevoi și priorități.
Cum se realizează actualizarea codurilor CAEN?
Procesul de actualizare a codurilor CAEN diferă în funcție de momentul înființării companiei:
- Companii noi: toate companiile înregistrate după data de 1 ianuarie 2025 vor utiliza automat noile coduri CAEN Rev. 3, deoarece acestea sunt singurele coduri disponibile în sistemul ONRC.
- Companii existente: pentru companiile înregistrate înainte de 1 ianuarie 2025, actualizarea codurilor CAEN se poate realiza în două moduri:
- La inițiativa titularului companiei: companiile pot decide să-și actualizeze codurile CAEN în mod proactiv. Clienții Keez au posibilitatea de a face toate aceste actualizări prin intermediul Magazinului Online din Aplicația Keez.
- Odată cu înregistrarea altor modificări la Registrul Comerțului: actualizarea codurilor CAEN poate fi efectuată și cu ocazia altor modificări la Registrul Comerțului, cum ar fi schimbarea sediului social, a denumirii companiei sau a obiectului de activitate.
Care sunt pașii necesari pentru actualizar coduri CAEN?
Dacă ești client Keez, iei legătura cu noi și ne vom ocupa noi de tot.
Dacă nu ești client Keez, ai de făcut următori pași:
Procedura de actualizare a codurilor CAEN este relativ simplă și implică următorii pași:
- Completarea formularului „Cerere de înregistrare în registrul comerțului” (Anexa 2a), secțiunea V, punctul 8: acest formular este disponibil pe site-ul ONRC și trebuie completat cu atenție, asigurându-te că ai selectat corect noile coduri CAEN care corespund activității tale.
- Depunerea cererii la ONRC: cererea, împreună cu documentele necesare, poate fi depusă la orice oficiu al Registrului Comerțului din țară.
- Emiterea unui nou certificat de înregistrare: după procesarea cererii, ONRC va emite gratuit un nou certificat de înregistrare, care va conține codurile CAEN actualizate.
Care sunt implicațiile pentru actualizare coduri CAEN pentru companii?
Actualizarea codurilor CAEN are o serie de implicații importante pentru companii, de aceea este esențial să se acorde atenția cuvenită acestui proces și să se solicite sprijinul unui specialist:
- Analiza internă amănunțită: înainte de a demara procesul de actualizare, este crucială o analiză internă detaliată a activităților desfășurate, pentru a identifica cu precizie noile coduri CAEN corespunzătoare.
- Valabilitatea certificatelor de înregistrare: certificatele de înregistrare emise înainte de 1 ianuarie 2025 rămân valabile până la momentul actualizării efective a codurilor CAEN.
Informații suplimentare relevante
După actualizarea codurilor CAEN, companiile vor primi un nou certificat de înregistrare, care va conține informații actualizate despre obiectul de activitate. Dovada actualizării codurilor CAEN se face prin prezentarea noului certificat de înregistrare, însoțit de informațiile la zi din Registrul Comerțului.
