Când ești antreprenor, mai ales la început de drum, a fi plătit cu întârziere este un risc pe care nu ai vrea să ți-l asumi. Încasarea la timp este esențială pentru bunul mers al afacerii. Angajarea unei persoane care să se ocupe de acest lucru poate că nu este o opțiune în acest moment al dezvoltării afacerii tale, prin urmare este de datoria ta să acționezi.
Pentru a avea facturi încasate la timp și pentru a-ți păstra toate opțiunile deschise către creșterea afacerii ai nevoie să te asiguri că acționezi pe două planuri: „trecut” și „viitor”.
Acțiunea în „trecut” constă în configurarea unui sistem simplu și eficace pentru urmărirea sumelor neîncasate, iar obiectivul unui asemenea sistem este gestiunea sumelor de încasat de la fiecare partener și a sumelor trecute de data scadentă.
Acțiunea în „viitor” constă în estimarea cash-flow-ului pentru a putea să iei decizii strategice de investiții sau extinderea afacerii.
Rapoartele de sume neîncasate sunt un set de rapoarte uneori uitate în contextul contabilității externalizate, din multiple motive:
- Antreprenorul nu are acces la aceste rapoarte (nu fac parte din clasicele rapoarte contabile: balanță, jurnal de vânzări, jurnal de cumpărări, declarații)
- Sunt mai mult rapoarte operaționale decât contabile – pentru un contabil o sumă neincasata poate să nu indice neapărat o problemă pentru că nu știe contextul activității economice
- Antreprenorul s-a obișnuit să își obțină datele din alte surse (fișiere excel sau sistemul de facturare) sau să ia decizii bazându-se doar pe experiență. Aceste soluții sunt consumatoare de timp sau inexacte.
Un antreprenor, chiar dacă primește aceste rapoarte de la contabilitate, le are disponibile de obicei cu o luna întârziere – prea târziu să mai fie luate decizii pe baza lor.
Rapoartele de neîncasate continuă să evolueze în sistemele software moderne. Parte din evoluție este posibilitatea că ele să fie controlate nu doar de contabil, ci chiar de antreprenor, pentru o analiză mai rapidă și mai bună.
4 tipuri de rapoarte care te pot ajuta să controlezi facturile neîncasate
1. Neîncasate pe client
„Neincasatele pe client” este un raport care arată sumele totale de încasat de la fiecare client.
Este util ca soldul (sumele de plată de la un client) să fie împărțit pe tipuri tranzacții (sume încă nefacturate, avansuri etc.). În acest fel, datele devin și mai relevante – se poate analiza expunerea (suma maximă de încasat – chiar dacă este facturată sau nu) pe un anume partener.
Această situație cu sumele de încasat poate fi o soluție simplă pentru a identifica clienții cu probleme sau cei care au nevoie de atenție deosebită. Deciziile pentru a îmbunătăți procesul de colectare pot varia de la a contacta clientul până la a bloca vânzările suplimentare către el.
În eco-sistemul Keez, ai la dispoziție raportul „De încasat”, chiar în Dashboard-ul cu care se deschide aplicația. Este un raport ușor de utilizat care arată exact lista de sume neincaste pe clienți. Un simplu click pe client va duce la lista de facturi și un click pe factură arată exact imaginea facturii în cauza.
Mai mult, filtrarea raportului pe „Tip Creanță”, îți va da posibilitatea să selectezi doar creanțele furnizori, avansurile sau facturile neintocmite încă.
2. Raportul de sume neîncasate pe vechime – pe toți clienții
Acest tip de raport adaugă o nouă dimensiune analizei de neîncasate și necesită și o configurare în funcție de domeniul în care activează afacerea.
Această configurare este reprezentată de Intervalele de întârziere. Raportul grupează sumele de încasat nu doar pe client ci și pe intervale de timp care au trecut fie de la data scadentă, fie de la emiterea facturii.
Intervalele de întârziere ar trebui să fie configurabile în funcție de domeniul de activitate al firmei.
Un set de intervale standard ar putea fi: 0-30 zile; 30-60 zile; 60-90 zile; 90-180 zile; 180-365 zile; >365 zile.
Dacă analiza se face în funcție de data scadentă, se poate urmări:
- ce client nu și-a îndeplinit condițiile contractuale
- care sunt sumele semnificative în fiecare interval
- care sunt clienții care au cele mai mari sume scadente și cele mai mari întârzieri.
Analiza după data facturii elimină din ecuație termenele de încasare acordate contractual. Acest mod de analiză echilibrează raportul, un client care are termen de 90 de zile și plătește la timp va fi identic cu un client care are termen de plata 30 de zile și plătește cu întârziere de 60 de zile.
Un sistem de raportare după vechimea neincasatelor trebuie să dea și posibilitatea de a acționa pentru a corecta situația – un mod facil de trimitere notificări de sold și avertizări de neplata clientului.
În eco-sistemul Keez, ai la dispoziție, în tab-ul „Contabilitate”, „Rapoarte/Neîncasate pe vechime”, raport ce oferă toate posibilitățile de configurare și analiză necesare antreprenorului:
- configurarea de 5 intervale de analiză a vechimii
- posibilitatea urmăririi în funcție de dată factură sau dată scadență (inclusiv posibilitatea modificării datei scadente dacă s-au acordat amânări la plată)
- posibilitatea trimiterii de confirmări de sold, notificări de sold și notificări de facturi scadente.
3. Raportul de facturi neîncasate pe vechime – pe toți clienții sau pe un singur client
Este cel mai detaliat raport și arată toate facturile pe client grupate pe intervale de încasare.
Acest raport poate fi folosit în discuția directă cu clientul – fiecare imagine a facturii scadente fiind disponibilă la un click distanță. Orice dispută despre conținutul facturii se poate rezolva ușor utilizând acest tip de raport.
În eco-sistemul Keez, ai la dispoziție raportul „Neîncasate pe vechime”, doar schimbând gruparea de la „Sold client” la „Detaliat”. Astfel, obții un raport cu toate informațiile, în cel mai mic detaliu. La click pe un rând din raport se aduce imediat pe ecran factura la care se referă.
4. Fișa de partener
„Fișa de partener” este un instrument mai specializat unde se poate vedea tot istoricul de facturi și încasări al unui client. Este de obicei utilizat atunci când există dispute în privința facturilor înregistrate sau primite de către client sau a sumelor încasate într-o anumită perioada.
Într-un soft clasic de contabilitate acest raport este disponibil doar contabilului, dar această restricție este una arbitrară. O lista de facturi și încasări este ușor de înțeles și utilizat de oricine.
În eco-sistemul Keez, ai acces în portal la „Rapoarte – Fișa partener”, raportul care reflectă tot istoricul cu un client.
Producerea rapoartelor de neîncasate, doar de contabil, după o lună, în excel sau în softuri paralele unde trebuie să introduceți sume de mână, ar trebui să fie de domeniul trecutului.
Accesul la rapoarte corecte, direct din sistemul contabil și sincronizate cu facturile și cu contul bancar dă posibilitatea antreprenorului să înțeleagă imediat situația financiară în general, să analizeze specific fiecare element și să ia decizii rapide pentru îmbunătățirea sănătății firmei.
Analiză cash flow-ului este un aspect al analizei financiare pe care mulți antreprenori au învățat să o facă din instinct și cu informații de calitate redusă. Îmbunătățirea procesului de urmărire a sumelor neîncasate este esențială pentru un antreprenor, mai ales în situațiile de criză sau în situațiile în care firma dorește să crească sau să se extindă. Minimizarea datoriilor necolectabile se poate face doar cu informații și decizii luate la timp.
Investiția într-un sistem care facilitează aceste decizii este una care are rezultate excelente pe termen lung.
