De la 1 ianuarie 2024 intră în vigoare sistemul electronic Ro e-Factura unde se vor transmite toate facturile dintre toate persoanele juridice din România/cu locul prestării în România.
Sistemul electronic presupune încărcarea e-Facturilor în Spațiul Privat Virtual (SPV) în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii. Astfel, toți operatorii economici vor trimite și primi e-Facturi doar prin intermediul serverului ANAF.
Cum funcționează sistemul e-Factura?
Ca să poți trimite/ primi facturi în sistemul electronic e-Factura trebuie să îți faci un cont în SPV și să îți achiziționezi o semnătură digitală.
Atât facturile depuse, cât și facturile primite și descărcate de pe serverul ANAF trebuie să fie în format XML. Pentru a putea face acest lucru, vei avea nevoie de un program de facturare integrat cu e-Factura sau care să genereze factura în format XML și care să primească înapoi factura validată de ANAF.
Fiecare operator economic are la dispoziție 60 de zile, timp în care facturile rămân în căsuța poștală a serverului ANAF. Dacă nu le descarci se vor pierde și le vei putea recupera doar prin intermediul unei solicitări către ANAF.
Ce poți face?
Pentru a face migrarea către factura electronică poți folosi mijloacele puse la dispoziție de către ANAF sau poți apela la un program de facturare integrat cu e-Factura.
Sistemul Keez, pe lângă facturarea inclusă în abonament, a simplificat toate fluxurile pe care le vor avea antreprenorii, atât pentru trimiterea facturilor, cât și pentru primirea, verificarea, stocarea și administrarea acestora.
Cum funcționează e-Factura cu Keez (ghid)
Trimiterea facturilor
Facturile întocmite cu modulul de facturare Keez se vor trimite cu un singur click. Trebuie doar să apeși butonul ”Depune” care se regăsește în dreptul sub-meniului e-Factura.
Factura se va converti în XML și se va trimite la ANAF, iar Keez va descărca factura originală primită de la ANAF(cu sigiliul ANAF) după validare și o va păstra în Keez în secțiunea Outbox.
În cazul în care ANAF nu funcționează, sistemul va încerca să depună factura până reușește, iar starea facturilor se va transforma din ”Nedepusă” în ”În curs de depunere” sau ”Depusă”.
Depunerea facturilor
Există operatori economici pentru care facturile sunt exceptate de la trimiterea acestora în e-Factura. De exemplu, pot fi contracte secretizate. Din acest motiv, abordarea Keez este să avertizeze utilizatorul atunci când se apropie termenul de trimitere pentru a o depune.
Outbox
În secțiunea e-Factura/Outbox apar facturile preluate de Keez de la ANAF (chiar dacă sunt emise cu alte softuri). În acest mod, veți avea la dispoziție o arhivă completă a facturilor și nu veți mai avea nevoie de sisteme de backup suplimentare și costisitoare.
Primirea facturilor
Toate facturile primite vor fi descărcate automat de Keez de la ANAF și vor fi salvate în Inbox. Keez va actualiza Inbox-ul la fiecare 30 de minute. Însă, revine în sarcina administratorului să accepte facturile deoarece pot fi facturi trimise din greșeală sau facturi greșite.
După acceptarea facturilor, Keez le va analiza și le va contabiliza. Le veți putea vizualiza în Contabilitate/Documente, ca și până acum.
Ce se întâmplă cu facturile de achiziție neprimite/neanalizate
Vei primi alerte pentru facturile pe care nu le-ai analizat, iar dacă nu ai analizat facturile vom considera că nu sunt aprobate și nu le vom înregistra în contabilitate până nu le apropii. Îți recomandăm să verifici facturile cel puțin o dată pe lună.
Aceste instrumente sunt deja disponibile în aplicația Keez. Pe lângă acestea, avem în lucru și alte aspecte care vor fi gata curând. De exemplu: trimiterea multiplă a facturilor, alerte de trimitere, atașamente la factură, analizatorul facturilor care trebuie trimise sau nu și acceptarea automată în contabilitate.
Încă de la început, Keez a oferit suportul antreprenorilor români, a simplificat fluxurile și a integrat tehnologia într-un domeniu în care digitalizarea nu a fost o prioritate.
