Cu siguranță, orice antreprenor la început de drum s-a lovit de diferite neclarități în momentul în care a decis să își înființeze propria firmă. Fie că te afli la început de drum sau te numeri printre cei care au deja experiență în antreprenoriat, tot există momente în care ai nevoie de sfatul unui expert. Keez a creat un checklist pe care să îl bifezi în primele tale zile de antreprenoriat.
Următorul Checklist nu are 20 ci 21 de lucruri de bifat! A fost gândit pentru cei care sunt la început sau nu au mai avut niciodată o firmă. Cu toate astea este foarte posibil ca multe idei să fie utile chiar și pentru cei experimentați.
1. Deschiderea unui cont bancar
În momentul în care decizi să îți deschizi o firmă, știi deja că vei avea de plătit taxe și impozite la stat. Prin urmare, unul dintre primii pași pe care trebuie să îi parcurgi va fi să îți deschizi un cont bancar pe numele societății la orice bancă tradițională (ING, BCR, BRD, etc…). Nu este indicat să folosești alte tipuri de bănci digitalizate (Revolut, Wise, etc..) pentru că nu vei putea plăti taxele în România!
2. Registrul Unic de Control (RUC)
Un alt pas pe care trebuie să îl parcurgi este să îți cumperi Registru Unic de Control (RUC). Acesta este obligatoriu pentru orice persoană juridică, respectiv SRL-uri (Societate cu Răspundere Limitată) și PFA-uri (Persoane Fizice Autorizate). RUC se poate achiziționa de la ANAF și se ține obligatoriu în sediul social.
3. Depunerea capitalului social
Capitalul social reprezintă banii pe care acționarul i-a investit în firmă. Acționarul trebuie să plătească suma din Actul constitutiv prin transfer din contul personal în contul firmei. Această plată trebuie făcută înainte de începerea activității, imediat după înființarea firmei. Capitalul social reprezintă totalul limitării de risc într-un SRL. Practic, cu cât ai capitalul social mai mare, cu atât răspunderea firmei e mai mare.
4. Organizarea contabilității
Administratorul are foarte multe responsabilități. Printre acestea, cele mai importante sunt: răspunderea pentru bunurile din companie, pentru banii din companie și pentru toate tranzacțiile din companie. Astfel, la înființarea firmei va fi nevoie să te ocupi cu organizarea contabilității și poți împuternici contabilul să depună toate declarațiile pentru înființare la ANAF în numele tău. Clienții Keez sunt contactați imediat pentru împuternicire.
5. CUI special (intracomunitar) sau cod de TVA?
O altă etapă este să analizezi foarte bine dacă ai nevoie de CUI special sau de cod de TVA pentru că vei avea nevoie de unul dintre ele dacă faci achiziții sau vânzări în/din UE. Dacă o firmă vrea să vândă și să cumpere din străinătate are nevoie de un număr de identificare în Europa .
Acest număr trebuie să apară într-un registru TVA (denumit VIES) și se poate obține prin două modalități:
- Să ai o firmă mare plătitoare de TVA (inclusiv cu drept de deducere TVA pentru achiziții)
- Să nu ai o firmă plătitoare de TVA și să optezi pentru un CUI special de TVA care îți oferă doar posibilitatea să intri în acel registru cu mai puține obligații și declarații.
6. Ce impozite plătim?
Este crucial să analizezi sistemul de impozitare pe care îl va avea firma. Dacă vrei să ai o microîntreprindere trebuie să știi că este necesar să ai minim un angajat sau un contract de mandat*. În acest caz vei plăti impozit pe cifra de afaceri, adică 1% din venit. Dacă nu, te vei pregăti pentru impozitarea pe profit. Impozitul pe profit se calculează aplicând cota de 16% la diferența dintre venituri și cheltuieli.
*Contractul de mandat este o formă prin care orice firmă poate să își remunereze administratorul. Practic, un contract prin care care eu, în calitate de firmă, te mandatez pe tine să ai grijă de firma mea.
Administratorul (chiar și dacă nu are contract de munca sau mandat) are voie să presteze muncă în folosul firmei, fără să fie angajat.
7. Ai angajați? Ai și obligații:
Dacă ai angajați cu contract de muncă este necesar:
- Să colaborezi cu o firmă care se ocupă de SSM
- Să ai un dosar personal pentru fiecare angajat
- Să ai un Regulament de Ordine Interioară
8. Casa de marcat
Dacă vânzările le faci către persoane fizice, în funcție de activitate, ar putea fi necesară achiziționarea unei case de marcat. De exemplu, dacă ai o locație fizică de unde vinzi va trebui să ai și o casă de marcat deoarece este obligatoriu să emiți un bon fiscal. Dacă nu ai o locație fizică încă, mai este și modalitatea de a vinde prin curier, deci ramburs. În această situație nu mai ai nevoie de casă de marcat.
9. De ce ai nevoie dacă nu ești din România?
Dacă ești străin și vrei să fii administratorul unei firme în România vei avea nevoie de un Număr de Identificare Fiscală (NIF). ANAF-ul are nevoie să știe cine eștii, iar soluția implementată este acest NIF care este un înlocuitor al CNP-ului. Dacă te afli în această situație, Keez te poate ajuta să îl obți.
10. Gestiunea stocurilor
Un alt pas esențial este să analizezi dacă ai nevoie sau nu de un sistem de gestiune al stocurilor. De exemplu, dacă vrei să achiziționezi un calculator pentru că vreți să îl folosești în firmă, acest lucru nu este considerat stoc. Pe de altă parte, dacă vrei să cumperi 20 de calculatoare cu scopul de a le vinde mai departe, acela este un stoc de marfă.
11. Autorizații și licențe
În funcție de sectorul de activitate al firmei, este posibil să ai nevoie și de unele autorizații sau licențe. De exemplu, dacă vrei să îți deschizi o firmă de contabilitate vei acea nevoie de autorizație pentru practicarea meseriei de contabil. Însă, în cazul firmelor de dezvoltare de software nu vei avea nevoie de acest lucru.
12. Cheltuielile autovehiculelor pe firmă
Dacă ai mașină personală și vrei să decontezi cheltuielile pe firmă trebuie să știi că acest lucru este posibil în baza unui contract de comodat. Dacă nu ști ce trebuie să cuprindă un contract de comodat, găsești un model pe site-ul Keez în secțiunea ”Formulare”.
Dacă vrei sa decontezi cheltuielile în proporție de 100%, vehiculul trebuie să facă parte din una dintre următoarele categorii:
- Vehiculul să fie utilizat exclusiv pentru servicii de urgență, de pază și protecție sau servicii de curierat
- Vehiculul să fie utilizat de agenții de vânzări și de achiziții
- Vehiculul să fie utilizat pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv servicii de taximetrie
- Vehiculul să fie utilizat pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi
- Vehiculul să fie utilizat ca mărfuri în scop comercial.
În plus, trebuie sa faci în fiecare lună o foaie de parcurs care să justifice faptul că fiecare deplasare este în interes de serviciu.
13. Ce cheltuieli nu putem trece pe firmă
Cheltuielile care pot fi trecute pe societate diferă de la o firmă la alta, în funcție de domeniul de activitate. De exemplu, o firmă de publicitate poate să achiziționeze un costum pe firmă pentru a filma o reclamă, însă o firmă de programare nu poate face acest lucru. Vor putea fi decontate doar cheltuielile care au legătură cu obținerea de venituri. Atenție! Pentru a putea fi înregistrată în contabilitate, orice cheltuială are nevoie de un document justificativ.
14. Finanțări
Dacă firma nu are cash, se poate finanța din mai multe surse: poate fi crescut capitalul social, se poate împrumuta de la bănci, de la acționari sau se poate baza pe termenul de credit obținut de la furnizori. Cea mai comună situație este împrumutul de la acționar. În acest caz, este necesar un contract de împrumut sau de creditare firmă. Există un model în Keez, secțiunea ”Formulare”.
15. Emiterea facturilor
Pregătiți-vă să emiteți facturi! Keez are inclus în abonament modulul de facturare actualizat, simplu și ușor de utilizat! Este pregătit pentru RO e-Factura*. Alternativ, puteți să achiziționați un soft prin care puteți să emiteți facturi.
*RO e-Factura este sistemul electronic pus la dispoziție de ANAF prin care se pot transmite, stoca și descărca facturile.
16. Codurile CAEN
Codul CAEN reprezintă sistemul de clasificare utilizat la nivel național și european prin care se pot identifica și categoriza diversele activități economice desfășurate de o firmă. Practic, fiecare întreprindere este atribuită unui cod CAEN specific în funcție de activitățile pe care le desfășoară. De aceea este esențial să alegem codurile CAEN astfel încât să reflecte activitatea firmei. Analizați-le la începutul activității, dar și atunci când modificați tipul de activități pe care firma le face pentru a fi sigur că sunt cele corecte.
17. Import/export în afara UE și codul EORI
Dacă vă propuneți să importați sau să exportați în afara Uniunii Europene, trebuie să știți că veți avea nevoie de un cod EORI. Dacă aveți nevoie de ajutor, Keez vă poate ajuta să îl obțineți!
18. Mai avem nevoie de ștampilă?
În momentul de față, conform Legii nr. 31/1990, în marea majoritatea a cazurilor, firmele nu mai sunt obligate să aibă ștampilă. Însă, a reapărut necesitatea de a avea ștampilă doar pentru unele adeverințe acordate foștilor angajați care doresc recalcularea pensiilor.
19. Planul de afaceri
Un plan de afaceri te poate ajuta din foarte multe puncte de vedere. Cel mai important este să te gândești ce cifră de afaceri estimezi că vei avea pentru a ști ce tip de impozit să alegi (pe profit sau pe venit) pentru a nu risca să ai pierderi încă de la început. De altfel, în planul de afaceri va fi nevoie de un sistem în care să poți estima cel puțin:
- Ce venituri vei obține
- Ce cheltuieli va avea firma
- Care sunt nevoile de finanțare pentru susținerea cheltuielilor
Dacă vei ține cont de aceste cerințe minime pentru început, vei fi pe drumul cel bun!
20. Ne înregistram la OSIM?
Ia în calcul dacă planul afacerii tale este unul pe termen lung pentru că este posibil să ai nevoie să îți înregistrezi marca la OSIM. Dacă ajungi la concluzia că vei avea nevoie de înregistrare, nu amâna prea mult acest moment pentru a nu ajunge în situația de a schimba detaliile brand-ului pe parcurs, cu cheltuieli considerabile.
21. Aparatura
O firmă are nevoie de aparatură pentru a-și putea desfășura activitatea: computer, telefon, imprimantă etc. Dacă le ai deja, există varianta să le utilizezi în noua ta firmă. Activitatea și bunurile firmei trebuie să se distingă de bunurile personale, de aceea le poți cumpăra pe firmă în baza unui borderou de achiziție. Acest lucru înseamnă că transferi proprietatea de la persoană fizică la persoană juridică. Există câteva avantaje în acest caz:
- Nu mai este nevoie să investești bani în aparatură nouă (cel puțin la început)
- Firma poate să repare bunurile companiei
- Banii îți vor fi plătiți când firma le îi va avea
