Un număr semnificativ de medici stomatologi au ales serviciile de contabilitate de la Keez, fie că au cabinete organizate sub formă de SRL, sau CMI.
Din discuțiile pe care noi, echipa Keez, le avem cu aceștia am identificat recent un set de provocări cu care ei se confruntă, adesea numite „puncte critice”.
Cele mai frecvente „puncte critice” menționate de către medicii stomatologi sunt:
Atragerea și păstrarea pacienților
Concurența în domeniul stomatologic poate fi acerbă, ceea ce face dificilă atragerea de noi pacienți și păstrarea celor existenți. Acest lucru poate duce la venituri variabile și dificultăți de programare/reprogramare.
Ținerea pasului cu tehnologia și reglementările
Domeniul stomatologic este în continuă evoluție, cu noi tehnologii, materiale și reglementări care apar în mod frecvent. Rămânerea la curent poate fi o provocare semnificativă, atât în ceea ce privește timpul, cât și investițiile financiare.
Întreținerea echipamentelor
Echipamentele stomatologice sunt scumpe și necesită întreținere și reparații regulate. Defecțiunile neașteptate pot fi costisitoare și pot perturba îngrijirea pacienților.
Probleme de personal
Găsirea și păstrarea personalului calificat poate fi dificilă. Ratele mari de rotație a personalului pot perturba fluxul de lucru și pot afecta îngrijirea pacienților.
Gestionarea pacienților
Gestionarea eficientă a așteptărilor pacienților este o activitate stresanta și consumatoare de timp.
Gestionarea neprezentărilor și anulărilor
Neprezentarea și anulările de ultim moment pot perturba programul și pot duce la pierderi de venituri.
Marketing și branding
Mulți medici stomatologi se luptă să își promoveze eficient cabinetul și să stabilească o identitate de brand puternică. Achiziționarea de pacienți și creșterea afacerii pe baza notorietății brandului sunt extrem de importante.
Din lista de provocări de mai sus lipsesc aspectele legate de contabilitatea afacerii (contabilitatea propriu-zisă, facturarea sau salarizarea). Acest lucru nu este o omisiune.
Iată mai jos 7 motive pentru care medicii stomatologi cu cabinete organizate sub formă de SRL sau CMI nu mai percep contabilitatea ca pe o corvoadă.
1. Contabilitate online, fără griji
Clienții Keez au contabil dedicat plus aplicație de mobil și web.
“Contabil dedicat” înseamnă că afacerea primește la startul colaborării un expert contabil cu experiență în acest domeniu de activitate, care va acționa ca un partener al medicului și care se va ocupa de toate aspectele specifice:
- Suport și consultanță de specialitate prin intermediul sistemului de mesagerie CONNECT și al apelurilor video LIVE Connect.
- El oferă răspunsuri la cele toate situațiile întâlnite.
- Experții contabili Keez au experiență în domeniile acoperite și fac parte dintr-o comunitate de peste 100 de experți Keez cu care se pot consulta pentru situații deosebite.
- Pregătire și depunere declarații pentru taxe și impozite.
- Reprezentare în relația cu ANAF, inclusiv în caz de control.
2. Rapoarte de management
Clienții Keez medici stomatologi înțeleg rapid care este situația lor financiară pentru că toate documentele sunt expuse în limbaj antreprenorial, nu contabil.
Ei pot avea o imagine completă asupra profitului cabinetului pe tot parcursul anului și pot vizualiza evoluția acestuia de la o lună la alta.
La fel de important, medicii stomatologi pot vedea care sunt tendințele prin compararea veniturilor și cheltuielilor cu lunile anterioare și pot evalua performanța afacerii.
La Keez, antreprenorii în domeniul stomatologiei poți analiza excepțiile în funcție de valoare sau de numărul de apariții și poți accesa informații suplimentare despre orice situație cu un singur click.
3. Documente și declarații la îndemână
Toate documentele afacerii sunt la îndemână. Dacă medicul stomatolog antreprenor are cabinetul este sub formă de SRL, el regăsește în secțiunea Documente toate fișierele pe baza cărora s-au făcut înregistrările și în secțiunea rapoarte lunare toate declarațiile și dovezile depunerilor acestora (recipisele):
- Declaraţia 100 – privind obligaţiile de plată la bugetul de stat;
- Declaraţia 205 – privind impozitul reţinut la sursă şi câştigurile/pierderile realizate, pe beneficiari de venit;
- Declaraţia 112 – privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate;
- Declaraţia 390 – privind livrările/achiziţiile/prestările intracomunitare;
- Bilanţ semestrial;
- Bilanţ anual.
Dacă medicul stomatolog antreprenor are ca formă de organizare Cabinet Medical Individual va regăsi în secțiunea documente:
- Declaraţia 070 – privind înregistrarea fiscală/menţiuni;
- Declaraţia 220 – privind venitul estimat/norma de venit;
- Declaraţia 200 – privind veniturile realizate din România;
- Declaraţia 600 – privind venitul asigurat la sistemul public de pensii;
- Declaraţia 112 – privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate.
Pe lângă toate acestea, în aplicația Keez medicul stomatolog va găsi și facturile emise sau primite, bonuri și chitanțe, extrase de cont, salariați, pontaj, concedii medicale.
Toate acestea pot fi accesate direct din aplicație oricând și de oriunde (Web sau mobil).
4. Suport și consultanță
Comunicarea medicului stomatolog cu expertul contabil se face direct din aplicație, oricând este nevoie de ajutor.
În prezent, clienții Keez au la dispoziție 4 camere de chat “CONNECT” (un sistem de chat integrat nativ în aplicația Keez).
Aceste camere sunt specializate pe domenii de cunoștințe: Contabilitate, Salarizare, Facturare și Admin.
Cu ajutorul „CONNECT” clienții Keez primesc răspunsuri la întrebări, iar Experții Contabili Keez (dar și experții în domeniul salarizare) pun la rândul lor întrebări Administratorilor firmelor de care se ocupă.
Prin intermediul „CONNECT” Keez anunță din timp noutățile legislative, dar și aspecte importante legate de închiderea de lună sau alte elemente de interes.
Când apare o problemă ce necesită o interacțiune “live” și mesajul scris nu mai este de ajuns, antreprenorii pot programa în „CONNECT” o întâlnire video. La un simplu click pe butonul “apel video” din secțiunea CONNECT, clienții au la dispoziție zilele disponibile pentru apel video, intervalele orare disponibile pentru apel video, respectiv pot nota, în atenția Expertului Contabil, detalii specifice legate de întâlnirea solicitată.
5. Facturare online
Medicul stomatolog antreprenor care este client Keez generează facturi cu doar câteva click-uri, fără bătăi de cap. Softul de facturare este inclus în abonament, iar facturile emise se contabilizează instant.
e-Factura este integrată în facturarea online fara semnatura electronica si alte costuri suplimentare
Facturile întocmite cu modulul de facturare Keez se vor depune cu un singur click in RO e-Factura, iar Keez va descărca automat factura originală primită de la ANAF (cu sigiliul ANAF) după validare și o va păstra și arhiva în Keez în secțiunea Documente.
În cazul în care ANAF nu funcționează, sistemul va încerca să depună factura până reușește, iar starea facturilor se va transforma din ”Nedepusă” în ”În curs de depunere” sau ”Depusă”.
În secțiunea e-Factura/Outbox apar facturile preluate de Keez de la ANAF (chiar dacă sunt emise cu alte softuri). În acest mod, medicii stomatologi antreprenori au la dispoziție o arhivă completă a facturilor și nu vor mai avea nevoie de sisteme de backup suplimentare și costisitoare.
Toate facturile primite vor fi descărcate automat de Keez de la ANAF și vor fi salvate în Inbox.
Keez va actualiza Inbox-ul la fiecare 30 de minute. Keez va notifica în fiecare dimineață în aplicație când aveți facturi noi care așteaptă aprobare. Nu trebuie decât ca medicul stomatolog să accepte facturile deoarece pot fi facturi trimise din greșeală sau facturi greșite. După acceptarea facturilor, Keez le va analiza și le va contabiliza.
Ce se întâmplă cu facturile de achiziție neprimite/neanalizate.
Medicul stomatolog va primi alerte pentru facturile pe care nu le-a analizat; dacă nu a analizat facturile Keez va considera că nu sunt aprobate și nu le va înregistra în contabilitate până nu sunt aprobate explicit de către medicul stomatolog.
6. Imagine completă asupra încasărilor și a plăților firmei, la zi
În abonamentul lunar Keez a inclus și un servicu extrem de important pentru un cabinet de stomatologie care are diverși furnizori cu termene de plată variate: “Extras Online”.
Acest serviciu aduce toate detaliile despre încasări și plății din banca/băncile folosite de cabinetul stomatologic în aplicația de contabilitate și le corelează cu datele din facturile emise și primite.
Astfel, medicul stomatolog, dar și toți angajații autorizați să utilizeze aplicația Keez, vor avea o imagine completă, în fiecare zi, asupra încasărilor și a plăților. În acest fel vor avea o grijă mai puțin, deoarece nu mai trebuie să descarce din aplicațiile de internet banking ale băncilor și să încarce apoi în aplicația Keez extrasele de cont.
Beneficiile pentru cabinetul stomatologic sunt semnificative: imediat după ultima zi calendaristică, expertul contabil dedicat afacerii poate poate începe analiza datelor firmei. Se câștigă astfel timp, de ordinul săptămânilor. Rapoartele finale de venituri, cheltuieli și taxe se pot obține chiar și la câteva zile de la finalul lunii, iar orice problemă apărută din cauza încasărilor și plăților în timpul lunii se poate rezolva chiar la momentul respectiv deoarece toate informațiile sunt disponibile în aplicație.Noul serviciu “Extras Online” este inclus în abonamentul lunar de contabilitate, deci nu reprezintă niciun cost suplimentar pentru clientul Keez.
Lista băncilor cu care Keez este conectată este:
- BT
- ING Bank
- Libra Bank
- Raiffeisen Bank
- BCR (Erste)
- Revolut Business
- UniCredit
- OTP Bank
- BRD SocGen
- CEC Bank
- Alpha Bank
- GarantiBBVA
- First Bank
- Credit Europe Bank
- Vista Bank
- Patria Bank
- CitiBank
- EximBank
- Intesa Sanpaolo
- Techventures Bank
- BRCI
7. Impresie generală pozitivă pe care medicul stomatolog o poate crea băncilor
Pe lângă toate beneficiile colaborării cu Keez expuse mai sus, trebuie să menționăm că organizarea documentelor și disponibilitatea pentru consultare și analiză zilnică a rapoartelor de management financiar contribuie semnificativ la crearea unei impresii generale pozitive pe care medicul stomatolog o va lăsa în fața băncilor – dezvoltarea afacerii se poate face nu întotdeauna cu fondurii proprii, de aceea medicul stomatolog poate apela la bănci.
Bancherii vor fi interesați să afle felul în care afacerea intenționează și poate să ramburseze creditul. Rapoartele din aplicația Keez pot pune imediat la dispoziție elemente esențiale privind cash-flow-ul business-ului sau istoricul plăților. Medicul stomatolog poate documenta astfel modul în care își achită datoriile față de alți creditori – inclusiv Statul Român, dar și față de furnizori și care sunt sursele de rambursare ale creditului.
Am menționat la începutul acestei postări de blog că, recent, am discutat cu clienții Keez medici stomatologi. Ne-a bucurat să aflăm de la ei că cea de a doua aplicație deschisă în fiecare zi, odată ce ajung la cabinet, după aplicația de programări zilnice, este aplicația de contabilitate Keez. Datorită setului de rapoarte în timp real din aplicație și a utilizări facile (ai intrat, ai văzut rapoartele necesare, ai luat informația de care ai nevoie și ai ieșit), contabilitatea a devenit pentru acești medici o activitate fără de care nu mai concep să-și înceapă ziua de lucru.
