Exista mai multe imprejurari in care o factura este identificata si se constata ca ea nu a fost inregistrata:
- Factura este identificata de catre unul din angajatii firmei atunci cand face ordine in documente
- Un client nu este facturat pentru servicii sau bunuri care i-au fost livrate si solicita factura
- Un furnizor care nu incaseaza contravaloarea unei facturi iti aminteste ca trebuie sa platesti
- Contabilul firmei isi da seama ca are o factura neinregistrata atunci cand vede ca o factura a ramas neincasata, cu toate ca au fost incasate facturi ulterioare
- Contabilul sau administratorul identifica o factura neinregistrata atunci cand analizeaza veniturile si cheltuielile – cand cheltuielile scad nejustificat, inseamna ca exista unele documente lipsa.
- Contabilul isi da seama ca a fost platita/incasata o factura, dar aceasta nu este inregistrata.
In momentul in care factura neinregistrata in contabilitate este identificata, aceasta trebuie trimisa imediat contabilului. Acesta o va analiza si va rezolva totul in functie de situatiile descrise mai jos.
Factura neinregistrata este din anul curent sau este o factura de valoare mica
In acest caz, documentul se inregistreaza in luna curenta. Daca este factura de venit te poti astepta, in cazul unui control, la cel putin un avertisment din partea ANAF-ului. Exista posibilitatea sa se calculeze dobanzi si penalitati pentru impozitul aferent venitului si TVA-ului nedeclarate la timp.
Daca este factura de cheltuieli, cel mai probabil nu vei suporta nicio sanctiune din partea autoritatilor. Ramane insa inconvenientul legat de faptul ca nu vei avea informatiile inregistrate la timp, ci decalate cu o perioada de intarziere.
Factura este din anul anterior, are o valoare semnificativa si este descoperita INAINTE de depunerea situatiilor financiare anuale
In aceasta situatie, contabilul va inregistra factura cu decembrie anul anterior. Situatiile operationale din anul anterior se vor modifica si ele pentru a reflecta aceasta factura.
Factura este din anul anterior, este cu valoare semnificativa si a fost descoperita dupa depunerea situatiilor financiare anuale
Aceasta situate este similara celei mentionata mai sus, insa difera momentul in care este descoperita factura. Avand in vedere ca datele deja raportate nu pot fi modificate, contabilul va inregistra aceasta factura utilizand o pozitie speciala din situatiile financiare (rezultatul anilor anteriori). Profitul/pierderea anilor anteriori se vor regasi, impreuna cu aceasta suma, in acest cont, gata sa fie repartizate sau, in cazul pierderii, acoperite.
Cum poate administratorul firmei sa previna situatiile in care unele facturi nu sunt inregistrate in contabilitate?
Un antreprenor care apeleaza la serviciile unei firme traditionale de contabilitate (tipul de firma de contabilitate care activeaza de 30 de ani in Romania) va descoperi lipsa unei facturi cu o intarziere semnificativa pentru ca luna va fi inchisa in a doua jumatate a lunii urmatoare. Astfel, recuperarea documentului si remedierea situatiei vor fi semnificativ mai dificile.
Din cauza acestei intarzieri data de modul de lucru al firmelor de contabilitate obisnuite si a lucrului sub presiunea depunerii declaratiilor s-ar putea ca unele erori sa nu fie descoperite la timp sau deloc. Aceasta situatie este destul de riscanta, deoarece singurele momente in care un antreprenor ia cunostinta de faptul ca s-au comis erori sunt acelea in care se trezeste cu sanctiuni din partea ANAF-ului.
Antrepenorii au insa astazi la dispozitie o solutie eficienta bazata atat pe experienta unor experti contabili cat si pe tehnologie.
Solutia inovativa oferita de Keez este construita pe un model care tine cont de ceea ce are nevoie antreprenorul si nu contabilul.
Nevoia antreprenorului este clara si foarte specifica: administratorul firmei (indiferent de marime, de la “solo-preneur” la IMM-ul care se apropie de pragul psihologic de 1 milion de euro cifra de afaceri) vrea control asupra afacerii, adica sa aiba la indemana rapoarte de management financiar in timp real (venituri, cheltuieli, profit- expuse in limbaj anteprenorial si nu contabil), respectiv acces rapid in caz de nevoie la toate documentele firmei – facturi, chitante, bonuri, contracte, etc.
La Keez, antreprenorii trimit printr-un click orice document, imediat ce l-au primit, catre procesare (fie prin scan cu telefonul mobil, fie prin email, la CUI firma@keez.ro. Astfel, expertii contabili de la Keez nu asteapta finalul de luna ca sa inregistreze un document. Avand documentele inregistrate in timpul lunii, acestia isi pot dedica perioada de la finalul lunii fiscale verificarilor si corelatiilor, astfel incat sa nu rateze documente sau situatii neconforme.
Asta nu insemana ca antreprenorii care lucreaza cu Keez nu beneficiaza permanent de indrumare din partea expertilor Keez. In abonamentul lunar pe care il achita clientii Keez este inclusa indrumarea si consultanta, oricand sunt solicitati, sau la initiativa expertilor in momentul in care acestia constata ca anumite sarcini sau activitati pot fi desfasurate de catre firma client intr-un alt fel, mai eficient.
Totate acestea se intampla deoarece, in esenta, Keez este o firma de servicii complete de contabilitate care a adus, prin intermediul tehnologiei, inovatii ce transforma contabilitatea si o aduce la nivelul cerintelor de afaceri ale secolului XXI.
Keez aplica in activitatea curenta elemente de digitizare si digitalizare sustinute de Inteligenta Artificiala precum si tehnologii utilizate de companii globale precum Google, Oracle, Facebook, Netflix si Microsoft. Astfel, Keez reuseste sa ofere atat servicii complete de contabilitate cat si un mediu de lucru complet securizat.
Deoarece toate serviciile Keez sunt oferite online, antreprenorul nu mai trebuie sa se deplaseze la contabil si sa faca un transfer de documente fizice.
Mai mult, sistemul Keez permite finalizarea rapida a inchiderii de luna si furnizarea de informatii actualizate permanent. Keez depune si declaratiile catre autoritatile statului si le oferta clientului pentru consultare in Portal (inclusiv documentele contabile ce insotesc declaratiile). Astfel, clientii Keez au acces la toate documentele, rapoartele si declaratiile, intr-un mediu securizat si la indemana 24/7.
Nu esti deja client Keez? Atunci click aici pentru inregistrare.
