Andreea Ilica, Partener Keez și Expert Contabil autorizat CECCAR prezintă în rândurile următoare care sunt cele mai comune greșeli făcute un administrator firmă și modalități prin care acestea pot fi evitate în activitatea de zi cu zi.
Toate afacerile pornesc la drum cu o doză foarte mare de entuziasm. Antreprenorul, care în cele mai frecvente situații îndeplinește și rolul de administrator firmă, nu ia în calcul posibilitatea unui eșec.
Abilitățile și dorința de a reuși nu sunt întotdeauna motive suficiente pentru a garanta succesul unei afaceri debutante într-un mediu din ce în ce mai competitiv.
Un administrator firmă are multe responsabilități și în permanență trebuie să se asigure ca toate sunt îndeplinite.
Administratorul este în primul rând persoana responsabilă cu implementarea deciziilor luate de Adunarea Generală a Asociaților și respectarea tuturor prevederilor din actul constitutiv. Pe lângă aceasta, în calitate de administrator firmă există și alte responsabilități, precum:
- stabilirea obiectivelor și contribuirea activă la dezvoltarea afacerii
- semnarea documentelor firmei
- gestionarea proceselor de angajare și concediere
- menținerea evidenței fluxurilor de numerar (cash-flow).
Conform statisticilor un procent semnificativ de afaceri își găsesc sfârșitul în primii trei ani. Care sunt motivele pentru care eșuează o afacere? Aș spune mai degrabă ce face greșit antreprenorul/administratorul firmei)? Mai jos sunt cateva greșeli des întâlnite în afaceri pe care le poți evita.
Lipsa unei planificări adecvate
Foarte multe persoane sunt prinse în capcana entuziasmului de a câștiga un salariu bunicel, dar nu reușesc să facă un plan pentru acesta.
Antreprenorii sunt, prin definiție, persoane care sunt dispuse să își asume mai multe riscuri decât alții.
Totuși, ei își asumă riscuri controlate și toate deciziile lor vor fi luate în cunoștință de cauză. De aceea este foarte importantă planificarea în cadrul unei afaceri, iar debutul antreprenorial trebuie să fie bine fundamentat și argumentat.
Planificarea este baza unei afaceri și pentru a avea șanse de reușită trebuie să îți setezi încă dinainte de lansare:
- obiectivele pe termen scurt și lung
- date și termene limită
- date clare despre produsul/serviciul oferit
- nevoile de flux de numerar și sursele de finanțare
- informații despre clienții potențiali, cum se ajunge la ei, cum vor deveni clienți fideli
- date despre firmele concurente
- principalele aspecte privind managementul, angajații
- valoarea investiției inițiale și cum vor fi utilizați banii
- când se va auto-susține afacerea din surse proprii.
Atunci când nu ai obiective financiare pe termen scurt și pe termen lung, este posibil să te angajezi în cheltuieli frivole fără limite, ceea ce poate face mai dificilă economisirea, sau poate duce la blocarea sau chiar falimentul afacerii.
Lipsa finanțării
Este o problemă deosebit de importantă ce poate afecta o afacere atât în momentul lansării, dar și în momentele viitoare în care societatea identifică noi oportunități de dezvoltare.
Antreprenorii au la dispoziție numeroase posibilități de finanțare pentru susținerea activității unei companii, iar printre cele mai importante sunt următoarele:
- din surse proprii, dacă ai o sumă de bani pe care să o investești în afacere
- cu fonduri europene nerambursabile
- credite bancare
- garanții din partea unui fond de garantare a creditelor destinate IMM-urilor
- investitorii privați pot fi interesați să se alăture unei afaceri, dacă vor fi convinși de oportunitatea investiției și profitabilitatea ideii de afaceri. În schimbul ajutorului financiar, investitorii privați vor solicita o parte din afacere.
Experiența antreprenorială
Lansarea unei afaceri este presărată cu multe provocări, iar cele mai multe dintre ele vor fi greu de anticipat.
Dacă acestor probleme li se adaugă, în plus, lipsa unei minime experiențe antreprenoriale, societatea deja mai face un pas către un eșec previzibil.
De aceea, oricât de bună ar fi ideea de afaceri pe care o ai, nu te aventura să lansezi o societate înainte de a căpăta o minimă pregătire antreprenorială, iar dacă nu ai timp pentru asta, o soluție la fel de bună este să atragi alături de tine în această afacere o persoană ce dispune de acele calități care ție îți lipsesc în prezent: cunoașterea domeniului de activitate, experiența antreprenorială anterioară, un capital de lucru, abilități de negociere și vânzare, etc.
Pentru a înțelege de ce un antreprenor nu trebuie să fie “bun la toate”, trebuie să ai clar în minte ce înseamnă să fii un antreprenor.
Ca antreprenor:
- trebuie să ieși din mentalitatea de angajat, nu mai trebuie să fii un executant
- să fii capabil mereu de inovație
- să ai inițiativă și să îți asumi riscuri
- să identifici oportunități și să le fructifici
- să ai o capacitate mare de autocontrol, de planificare și gândire strategică
- să înveți constant
- și cel mai important, să înveți să delegi.
Pentru a reuși să scalezi business-ul trebuie să înveți să părăsești anumite roluri. Identifică oameni de încredere, competenți cărora să le încredințezi anumite aspecte ale afacerii pentru a te putea concentra pe ceea ce contează.
Angajații
Sunt o resursă importantă pe care trebuie să o alegi cu grijă. Selectează atent persoanele potrivite, motivează, stimulează constant echipa și oferă-i antrenamentul necesar în identificarea unor noi oportunități pentru dezvoltarea afacerii.
Selecția și recrutarea persoanelor potrivite este o altă provocare a oricărei afaceri debutante. Greșelile frecvente făcute în această etapă se referă la dimensionarea nerealistă a numărului de personal sau recrutarea din cercul de apropiați pentru posturile libere.
În timp ce dimensionarea greșită a numărului de personal va afecta societatea din punct de vedere financiar, recrutarea unor rude sau prieteni în cadrul afacerii poate produce pierderi mai mari de atât, find afectate, de asemenea, relațiile de prietenie existente.
De asemenea, tendința multor antreprenori este aceea de a se implica în toate aspectele afacerii, fără a lăsa libertatea angajaților de a lua propriile lor decizii. Deși poate fi justificată pe termen scurt, pe termen lung această strategie va duce, pe de o parte la epuizare, iar pe de altă parte va determina apariția, în rândul angajaților, a sentimentului că nu trebuie să facă nimic, pentru că oricum decizia finală nu le aparține.
Cunoașterea concurenței
Înainte de a porni o afacere trebuie să culegi câteva informații esențiale despre concurență:
- ce produse/servicii oferă
- cu ce diferă produsele lor
- care sunt prețurile de vânzare
- care este politica lor de retur
- ce planuri de dezvoltare au
- cum te poți diferenția față de ei
- ce poți aduce nou în nișa ta.
Stabilirea incorectă a prețurilor
Una din greșelile comune consta în stabilirea unor prețuri prea mari sau prea mici. Potrivit unui studiu realizat de Retail Systems Research, retailerii răspund la creșterea concurenței de pe piață cu scăderea prețurilor. Pe termen mediu și lung, aceasta devine o problemă, deoarece afectează profitabilitatea afacerii și așteptările clienților.
Una din metodele pentru evitarea erorilor în stabilirea prețurilor, dar și pentru corectarea rapidă a acestora este utilizarea unor tehnologii dedicate. Retailerii pot folosi unelte de monitorizare a prețurilor, dar și programe pentru optimizarea prețurilor.
Cum poți să te asiguri că vei obține profit cu produsul/serviciul tău?
Înainte de lansare trebuie să îl testezi și să te asiguri că:
- oferă valoare
- este mai bun față de concurență
- este suficient de diferit față de produsele/serviciile competitorilor
- răspunde nevoilor clienților tăi.
Nu ai setat profilul clientului
Indiferent dacă vii cu o idee unică pe piață sau cu una pentru care deja există competiție, trebuie să nu uiți că unul din ingredientele succesului este clientul.
Una dintre greșelile frecvente este aceea de a presupune că produsul tău va fi atât de bun încât îl vor dori toate tipurile de clienți.
Ce este de făcut?
- Stabilește nevoia pe care produsul/serviciul tău o poate satisface.
- Creează un profil de client care să te ajute să identifici care este audiența căreia trebuie să i te adresezi.
- Depune eforturile de marketing pentru a aduce audiența mai aproape de decizia de cumpărare.
- Încearcă să îți implici clienții în dezvoltarea produsului, cu ajutorul feedback-ului.
Lipsa unei prezente online
O greșeală comună pentru orice fel de business este să nu aibă o prezență online. Bineînțeles, un magazin fizic are nevoi diferite de cele ale unei afaceri de comerț electronic, însă potențialii clienți ar putea căuta online în zonă sau chiar programul de funcționare al magazinului tău. Numele, amplasarea lui, orele de funcționare și un număr de telefon ar trebui sa fie ușor de găsit online.
Asigură-te că aceste informații sunt disponibile atunci când clienții folosesc motoarele de căutare ca să se informeze. Prin urmare, chiar dacă magazinul tău este fizic, prezența online te poate ajuta să ai clienți mai mulți și mai fideli.
Cashflow-ul
O mare greșeală este aceea de a amesteca banii personali cu banii afacerii. Indiferent că iei bani din contul firmei pentru cheltuieli personale, sau aduci bani de acasă pentru susținerea afacerii, este ceva total greșit.
Este necesar să separi lucrurile încă de la început, astfel:
- stabilește clar investiția inițială și sursele de finanțare ale afacerii
- alocă resursele financiare ale afacerii într-un mod responsabil: taxe către bugetul de stat, salarii, furnizori, activitatea firmei, marketing, dividende, donații și contul curent
- alocă o parte din cashflow pentru perioade de criză.
Urmărește pe blogul Keez alte materiale cu sfaturi utile pentru antreprenori:
