Atunci când vorbim despre procesul de facturare, trebuie să înțelegem că definirea corectă a produselor și a serviciilor prestate constituie un pas esențial în asigurarea clarității și transparenței în tranzacțiile comerciale.
O factură bine definită nu numai că facilitează procesul de plată, dar și ajută la evitarea neînțelegerilor și disputelor ulterioare. În acest articol, vă vom explica de ce este important să definim produsele/serviciile în cadrul unei facturi, dar și care sunt cele mai practice modalități de a realiza acest lucru.
De ce să ții cont când definești un produs/serviciu
Pentru a defini corect produsele și serviciile în procesul de facturare trebuie să ții cont de următoarele aspecte:
Descrieri specifice
Evită descrierile generice (”Servicii conform contract X”) și furnizează detalii specifice despre produsul sau serviciul furnizat. Încearcă să incluzi informații precum numele exact al produsului sau al serviciului (”Servicii dezvoltare software”).
Coduri de produs/serviciu
Utilizează coduri unice de produs sau serviciu pentru a putea identifica fiecare articol facturat. Acest lucru te poate ajuta să simplifici procesul de gestionare al facturilor și iți poate facilita urmărirea și raportarea acestora.
Cota de TVA
Un produs/serviciu va fi facturat cu sau fără TVA, în funcție de mai mulți factori. Pentru a te asigura că factura este corectă, trebuie să înțelegi care sunt acei factori. Chiar dacă firma ta nu este încă în momentul definirii produselor plătitoare de TVA trebuie să fii atent la următoarele aspecte:
- Dacă produsul este sau nu purtător de TVA (unele nu sunt).
- Dacă produsul are un TVA redus din diverse motive.
- Dacă produsul sau serviciul se livrează și în UE sau NonUE.
- Dacă produsul sau serviciul se livrează către alte țări și care sunt acestea, către persoane juridice impozabile, persoane fizice sau persoane juridice neimpozabile.
- Locul prestării serviciului/livrării bunului.
Taxe/discount-uri
Include informații despre orice taxe aplicabile sau orice discount-uri oferite în cadrul facturii pentru a putea asigura transparența și exactitatea totalului de plată. În loc să facturezi cu prețul de 98 lei, factureaza cu prețul de 100 de lei și discount 2 lei.
Anexe
Pentru detalii suplimentare sau pentru a evita o descriere excesiv de lungă în cadrul unei facturi, atașează documente anexe care oferă mai multe informații despre produsele sau serviciile furnizate.
Ce trebuie să eviți
Dacă utilizezi descrieri prea generice și nu oferi toate detaliile necesare, pot apărea neînțelegeri sau complicații. De exemplu, dacă folosești o descriere precum ”plată către UniSal SRL” nu este de ajuns. Iată câteva motive pentru care nu este o idee bună:
- Lipsa detaliilor
O descriere generică nu va oferi suficiente detalii despre produsele/serviciile care au fost efectiv prestate. Lipsa de detalii va face dificil de înțeles ce anume s-a vândut/cumpărat. - Descrieri neclare
În cazul unei auditări financiare sau operaționale vei avea nevoie de informații detaliate despre produsele/serviciile prestate. O descriere generică nu va reuși să ofere toate informațiile necesare pentru o evidență precisă. - Evită disputelele
Dacă apar dispute sau discrepanțe în viitor, o descriere detaliată va putea fi folosită drept dovadă pentru susținerea tranzacției respective. O descriere vagă, în schimb, va face dificilă soluționarea oricăror tip de probleme care ar putea apărea. - Arată profesionalism
Facturile sunt și documente profesionale, iar furnizarea de detalii specifice reflectă atât transparență, cât și profesionalism. Construiește încrederea între părțile implicate în tranzacție și oferă toate detaliile necesare. - Fii la curent cu legea
În funcție de industrie și de reglementările în vigoare, pot exista cerințe pentru facturare detaliată. Încearcă să te pui la curent cu toate reglementările ce țin de industria ta pentru a evita consecințele legale sau financiare. - Evidența internă
Facturile care cuprind toate detaliile necesare ajută la o evidență internă exactă atât pentru vânzător, cât și pentru cumpărător. Acest lucru este deosebit de important pentru gestionarea bugetelor financiare.
Cum te ajută Keez
Pentru că definirea precisă a produselor/serviciilor în momentul facturării este esențială, Keez oferă atât suportul necesar tuturor clienților:
- Calitatea de plătitor de TVA sau TVA la încasare la fiecare întocmire de factura;
- Calitatea de plătitor de TVA a partenerilor tăi, inclusiv VIES;
- Situațiile speciale sunt tratate corect;
- Condiții necesare pentru diverse tipuri de facturare;
- Opțiunea de validare multiplă a facturilor.
