Cum trimiți/primești e-Factura în funcție de softul pe care îl folosești

De când a devenit obligatorie e-Factura, antreprenorii au fost nevoiți să caute soluții cât mai eficiente pentru afacerea lor. Ori au ales să folosească softul ANAF, ori au căutat alte softuri care să simplifice întregul proces de trimitere/primire al facturilor. În acest articol îți vom explica care sunt variantele de trimitere/primire e-Factura și cum  să le folosești. 

Facturile de vânzare

Softul ANAF
Pentru a putea folosi softul pus la dispoziție de către ANAF vei avea nevoie de un cont în SPV și de achiziționarea unei semnături electronice. Dacă nu folosești un program de facturare integrat cu e-Factura poți folosi softul pus la dispoziție de către ANAF pentru generarea XML-ului. Însă, procesul de completare al acestuia este destul de complex și îți va lua destul de mult timp. 

Odată obținut XML-ul trebuie să te loghezi în SPV cu semnătura electronică (vei parcurge acest pas de fiecare dată) și să depui factura. În acest moment, se va genera un index de încărcare pe care va trebui să îl notezi. Vei fi nevoit să te întorci peste câteva minute sau mai mult timp (în cazul în care nu merge ANAF) ca să poți descărca factura cu sigiliul ANAF din SPV (dacă nu există erori). 

În cazul în care faci mai multe facturi trebuie să le descarci pe rând, apoi să le trimiți la contabil. Ultimul pas constă în arhivarea acestora.

Alte softuri (integrate cu e-Factura)
La fel ca și pentru softul ANAF, vei avea nevoie de cont în SPV și de achiziționarea semnăturii electronice care va fi configurată în softul de facturare. După ce generezi factura trebuie să verifici dacă toate datele de pe factură sunt corecte (datele partenerului, TVA-ul etc.), apoi să o depui și să verifici dacă există erori.

După această etapă trebuie să descarci facturile și să le trimiți contabilului. Majoritatea softurilor păstrează facturile între 60 – 90 de zile, dar backup-ul trebuie să îl faci singur (ANAF-ul le păstrează 60 de zile). Astfel că, la un anumit interval trebuie să descarci toate facturile și să le arhivezi. Termenul legal pentru păstrarea facturilor este de 5 ani. 

Facturi de vânzare

Cum funcționează Keez
La Keez folosim semnătura noastră electronică, deci nu este nevoie să îți achiziționezi una. După ce faci factura din programul nostru de facturare trebuie doar să mergi în meniul e-Factura și să apeși ”Depune”. Asta este tot ce trebuie să faci.

Odată ce ai apăsat acest buton, totul se va face la fel de simplu. Keez depune factura, verifică semnătura, verifică dacă factura este corectă, descarcă XML-ul cu semnătura ANAF automat și o salvează în documente, o trimite în contabilitate și o arhivează într-un cloud securizat. 

Facturile de cumpărare

Softul ANAF
Dacă folosești softul ANAF pentru a descărca facturile de cumpărare va trebui să te înrolezi de fiecare dată cu certificatul digital. Nu primești notificări de la ANAF atunci când ai facturi noi, așa că va trebui să intri tu să verifici mereu. Dacă ai primit, de exemplu, 100 de facturi va trebui să le descarci în formatul XML și să le transformi în PDF (le poți descărca direct din ANAF și în PDF însă numai una câte una).

După ce ai trecut de acest pas va trebui să verifici dacă facturile primite sunt conforme cu contractele pe care le ai cu furnizorii de servicii. Odată aprobate, trebuie să le trimiți contabilului. Ultimul pas este partea de arhivare care constă în salvarea tuturor facturilor într-un backup și redenumirea acestora (dacă vrei să le găsești cu ușurință) pentru că ANAF denumește toate documentele după indexul de încărcare. 

Alte softuri
Este important să te interesezi dacă softul pe care vrei să îl achiziționezi are implementată și opțiunea de descărcare a facturilor (nu toate au). Dacă ai găsit un soft compatibil, vei avea nevoie de semnătura electronică pentru înrolarea în SPV și pentru configurarea cu softul de facturare. După ce descarci facturile (fie într-un folder, fie undeva în soft) trebuie să le verifici și să le aprobi, apoi să le trimiți la contabil. 

Partea de arhivare trebuie să o faci singur pentru că facturile vor rămâne pe serverele ANAF doar 60 de zile. În această perioadă trebuie să te asiguri că ai descărcat și arhivat toate facturile pentru că termenul legal de arhivare este de 5 ani (XML, XML semnătură și PDF). 

Facturi de cumpărare

Cum funcționează Keez
Dacă folosești Keez, toate facturile pe care le primești în SPV le regăsești deja în Inbox (funcționează ca un e-mail) pentru că noi le descărcăm automat. Tu va trebui doar să deschizi facturile (se vor afișa automat în PDF) și să le aprobi/respingi (dacă sunt greșite, nu sunt ale tale etc.) atât de pe Web, cât și de pe mobil. Orice factură pe care o aprobi apare instant în contabilitate.

Keez verifică automat dacă semnătura primită este a acestei facturi și nu a alteia. Orice factură incorectă sau cu semnătura greșită va fi respinsă automat de către sistem. Nu trebuie să îți faci griji pentru arhivare pentru că noi îți salvăm toate facturile într-un cloud securizat pentru a fi sigur că nu pierzi niciodată nimic. 

Sancțiuni pentru nedepunere e-Factura

De la 1 aprilie 2024 se vor aplica amenzi pentru nedepunerea facturilor în sistemul RO e-Factura cuprinse între 2.500 și 10.000 de lei.

De la 1 iulie 2024 amenzile vor fi și mai mari, însemnând 15% din valoarea de pe factură. De la aceeași dată, nu vei mai putea justifica înregistrarea unei cheltuieli în contabilitate cu o factură pe hârtie pentru că doar e-Factura cu sigiliul ANAF va putea fi înregistrată în contabilitate. Astfel că, dacă nu vei depune e-Factura, va trebui să suporți cheltuielile din propriul buzunar pentru că nu vei mai avea nicio justificare.