e-Factura persoane fizice: Ghidul antreprenorului pentru 2025

TL;DR e-Factura persoane fizice:

1. Toate facturile către persoanele fizice din România se transmit în e-Factura.
2. Facturile simplificate trebuie să se depună în RO e-Factura.
3. Persoanele fizice nu sunt obligate să aibă SPV, deci factura trebuie trimisă în continuare în formatul standard.
4. Soluțiile de facturare care nu au e-Factura integrată (cele straine in special) trebuie testate. Stripe, de exemplu, nu știe e-Factura.

În peisajul în continuă schimbare al afacerilor din România, anul 2025 aduce o transformare semnificativă în modul în care companiile interacționează cu clienții lor persoane fizice.

Implementarea sistemului e-Factura pentru persoane fizice de la 1 ianuarie 2025 marchează un punct de cotitură în digitalizarea proceselor fiscale și promite să schimbe semnificativ modul în care antreprenorii gestionează facturarea și raportarea fiscală.

La începutul lunii decembrie 2024, Executivul a aprobat o serie de modificãri fiscale propuse de Ministerul Finanțelor care vizează utilizarea instrumentelor naționale de digitalizare a administrației fiscale, precum și modificãri în vederea combaterii evaziunii fiscale în domeniul produselor accizabile.

În urma consultărilor cu reprezentanții mediului de afaceri, au fost reglementate următoarele:

• Transmiterea CNP pentru persoane fizice este opțională: în cazul în care contribuabilul nu dorește să comunice un cod de identificare, vom raporta nou cu un cod format din 13 cifre de zero;
• Limitarea operațiunilor obligatorii: obligația utilizării sistemului RO e-Factura va fi restrânsă doar la operațiunile pentru care locul livrärii sau prestării din punct de vedere al TVA este în România;
• Eliminarea excepțiilor pentru facturile simplificate: sistemul RO e-Factura va fi utilizat obligatoriu și pentru facturile simplificate;
• Coduri CPV pe facturile pentru achiziții publice: Facturile emise în baza contractelor de achizitii publice, sectoriale sau de concesiuni vor trebui să includă codurile CPV corespunzätoare din nomenclatorul achizitiilor publice;
• Se abrogă prevederile referitoare la utilizarea sistemului RO e-Factura pentru facturile emise pentru vouchere de vacanță titularilor acestora, având în vedere că toate facturile emise în relația B2C vor fi raportate în sistem de la 1 ianuarie 2025.

Ce este e-Factura pentru persoane fizice și de ce este importantă?

E-Factura pentru persoane fizice reprezintă extinderea sistemului electronic de facturare, deja implementat pentru tranzacțiile B2B, către segmentul B2C (business-to-consumer).

Începând cu 1 ianuarie 2025, toate facturile emise către persoane fizice vor trebui transmise obligatoriu prin sistemul e-Factura, marcând o schimbare semnificativă în peisajul fiscal românesc.

Importanța acestei implementări nu poate fi subestimată. Pentru antreprenori, e-Factura pentru persoane fizice aduce atât provocări, cât și oportunități:

• Transparență fiscală crescută: Sistemul va oferi autorităților fiscale o vizibilitate mai bună asupra tranzacțiilor B2C, reducând potențialul de evaziune fiscală.
• Eficientizarea proceselor: Pe termen lung, automatizarea facturării poate duce la economii semnificative de timp și resurse pentru companii.
• Conformitate îmbunătățită: Implementarea corectă a e-Factura pentru persoane fizice va asigura o mai bună conformitate cu reglementările fiscale.
• Provocări de adaptare: Antreprenorii vor trebui să-și ajusteze sistemele și procesele interne pentru a se alinia noilor cerințe.

Cronologia implementării e-Factura pentru persoane fizice

Pentru a înțelege mai bine contextul acestei schimbări, este util să privim cronologia implementării sistemului e-Factura în România:

• 2021: Lansarea pilot a sistemului e-Factura pentru tranzacțiile B2B.
• 2022: Extinderea graduală a obligativității e-Factura pentru anumite categorii de tranzacții B2B.
• 2023-2024: Implementarea completă a e-Factura pentru tranzacțiile B2B.
• 1 ianuarie 2025: Lansarea obligatorie a e-Factura pentru persoane fizice (B2C).

Această cronologie evidențiază faptul că autoritățile fiscale au adoptat o abordare graduală, permițând companiilor să se adapteze treptat la noul sistem. Cu toate acestea, extinderea către B2C reprezintă o provocare semnificativă, datorită volumului mare de tranzacții și diversității clienților persoane fizice.

Detalii tehnice ale implementării e-Factura pentru persoane fizice

Dacă nu ești client Keez, citește detaliile de mai jos (important de știut că toți clienții Keez au e-Factura integrată în modulul de facturare nativ din aplicația Keez, prin urmare totul este simplificat la nivelul a două click-uri și este inclus în abonamentul lunar de contabilitate).

Pentru antreprenorii non-clienți Keez care se pregătesc pentru această schimbare, înțelegerea aspectelor tehnice ale implementării e-Factura pentru persoane fizice este crucială.

1. Formatul și conținutul facturilor. Facturile emise prin sistemul e-Factura vor trebui să respecte un format standardizat, bazat pe standardul european EN16931. Acest format include:
   1. Informații despre furnizor și client
   2. Detalii ale produselor sau serviciilor facturate
   3. Valoarea totală a facturii, inclusiv TVA
   4. Codul de identificare fiscală al clientului (opțional pentru persoane fizice). Este important de menționat că, în cazul persoanelor fizice, utilizarea CNP-ului pe facturi va fi opțională. Companiile vor putea introduce un cod format din 13 zerouri în locul CNP-ului, dacă persoana fizică nu dorește să-l furnizeze, asigurând astfel protecția datelor personale.
2. Procesul de transmitere a facturilor
   1. Generarea facturii: Companiile vor genera factura în sistemul lor intern.
   2. Conversia în format XML: Factura trebuie convertită în formatul XML specific e-Factura.
   3. Încărcarea în SPV: Factura XML este încărcată în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF.
   4. Validarea de către sistem: ANAF validează factura și returnează un număr de înregistrare.
   5. Transmiterea către client: Factura este transmisă clientului prin metodele obișnuite (e-mail, poștă, etc.).Acest proces trebuie finalizat în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii.
3. Integrarea cu sistemele existente. Pentru multe companii, integrarea e-Factura pentru persoane fizice cu sistemele existente de facturare și contabilitate va fi o provocare semnificativă. Antreprenorii ar trebui să ia în considerare:
   1. Actualizarea software-ului de facturare pentru a genera facturi în formatul XML necesar.
   2. Implementarea de API-uri pentru comunicarea automată cu sistemul SPV al ANAF.
   3. Revizuirea și actualizarea proceselor interne de facturare și raportare.

Impactul e-Factura pentru persoane fizice asupra diferitelor sectoare de afaceri

Implementarea e-Factura pentru persoane fizice va avea un impact variat în funcție de sectorul de activitate. Iată câteva exemple:

1. Retail. Sectorul de retail, caracterizat prin volume mari de tranzacții cu persoane fizice, va fi unul dintre cele mai afectate de această schimbare. Magazinele fizice cu mai multe puncte de desfacere vor trebui să-și adapteze sistemele POS pentru a genera și transmite automat facturi electronice pentru fiecare tranzacție. Provocările includ:
   1. Gestionarea unui volum mare de facturi electronice
   2. Asigurarea transmiterii rapide a facturilor către SPV
   3. Menținerea performanței sistemelor în perioadele de vârf (de exemplu, Black Friday)
2. Servicii. Companiile din domeniul serviciilor (consultanță, servicii medicale, educație etc.), precum și psihologii, psihoterapeuții, șoferii de ride-sharing (tip Uber, Bolt), artiștoi, fotografii, antrenorii personali și alți profesioniști în servicii de wellness vor trebui să-și ajusteze procesele de facturare pentru a se conforma noilor cerințe. Beneficiile potențiale includ:
   1. Reducerea erorilor de facturare prin automatizare
   2. Îmbunătățirea urmăririi plăților și a gestionării creanțelor
   3. Posibilitatea de a oferi clienților acces rapid la istoricul facturilor
3. E-commerce. Pentru companiile de e-commerce, implementarea e-Factura pentru persoane fizice poate aduce atât provocări, cât și oportunități:
   1. Integrarea sistemului e-Factura cu platformele de e-commerce existente
   2. Automatizarea completă a procesului de facturare, de la plasarea comenzii până la emiterea facturii electronice
   3. Îmbunătățirea experienței clientului prin oferirea de facturi electronice ușor accesibile
4. Freelanceri și microîntreprinderi. Pentru freelanceri și microîntreprinderi, trecerea la e-Factura pentru persoane fizice poate părea inițial copleșitoare. Cu toate acestea, pe termen lung, poate aduce beneficii semnificative:

Provocări și soluții în implementare

Implementarea e-Factura pentru persoane fizice aduce cu sine o serie de provocări pentru antreprenorii care nu sunt clienții Keez (cei care lucrează deja cu Keez nu au nevoie să întreprindă nimic în acest sens). Iată câteva dintre cele mai importante și potențiale soluții:

1. Adaptarea sistemelor IT
   1. Provocare: Multe companii vor trebui să-și actualizeze sau să-și înlocuiască complet sistemele de facturare existente pentru a se conforma noilor cerințe.
   2. Soluție: Evaluați din timp capacitățile sistemelor actuale și identificați lacunele. Considerați implementarea unor soluții cloud care se pot adapta mai ușor la schimbări.
2. Gestionarea volumului mare de date
   1. Provocare: Transmiterea și stocarea unui număr mare de facturi electronice poate pune presiune pe infrastructura IT existentă.
   2. Soluție: Investiți în soluții de stocare și backup scalabile. Implementați procese de arhivare eficiente pentru facturile mai vechi. Considerați utilizarea serviciilor cloud pentru gestionarea datelor.
3. Asigurarea conformității cu GDPR
   1. Provocare: Gestionarea datelor personale ale clienților în contextul e-Factura pentru persoane fizice ridică probleme de conformitate cu GDPR.
   2. Soluție: Revizuiți și actualizați politicile de protecție a datelor. Implementați măsuri de securitate robuste pentru protejarea datelor clienților. Oferiți clienților opțiunea de a nu furniza CNP-ul, utilizând codul alternativ de 13 zerouri
4. Gestionarea erorilor și excepțiilor
   1. Provocare: Vor exista inevitabil situații în care facturile nu pot fi transmise sau sunt respinse de sistem.
   2. Soluție: Dezvoltați proceduri clare pentru gestionarea erorilor și excepțiilor. Implementați sisteme de monitorizare pentru a identifica rapid problemele. Asigurați-vă că aveți un plan de backup pentru situațiile în care sistemul e-Factura nu este disponibil.

Beneficii pe termen lung

În ciuda provocărilor inițiale, implementarea e-Factura pentru persoane fizice promite să aducă beneficii semnificative pe termen lung pentru antreprenori:

1. Eficiență operațională crescută. Automatizarea procesului de facturare va duce la:
   1. Reducerea timpului petrecut cu emiterea și gestionarea facturilor.
   2. Minimizarea erorilor umane în procesul de facturare.
   3. Accelerarea ciclului de la facturare la încasare.
2. Îmbunătățirea relațiilor cu clienții. Sistemul e-Factura poate îmbunătăți experiența clienților prin:
   1. Oferirea de acces rapid și ușor la istoricul facturilor.
   2. Reducerea disputelor legate de facturare datorită acurateței crescute.
   3. Posibilitatea de a oferi servicii de facturare mai flexibile și personalizate.
3. Conformitate fiscală îmbunătățită. Implementarea corectă a e-Factura pentru persoane fizice va duce la:
   1. Reducerea riscului de erori în raportarea fiscală.
   2. Simplificarea procesului de audit fiscal.
   3. Minimizarea riscului de amenzi și penalități legate de facturare.

e-Factura cu Keez – simplu și rapid, soluția ideală pentru antreprenori. Descoperă cum Keez te scapă de griji și te ajută să emiți facturi electronice rapid și ușor, direct din programul de facturare.