Sistemul electronic RO e-Factura a devenit obligatoriu de la 1 ianuarie 2024, însă de la 1 iulie 2024 lucrurile se vor schimba radical. De la această dată, pe lângă faptul că amenzile vor reprezenta 15% din valoarea facturii, doar e-Factura va fi considerată document original și va putea fi înregistrată în contabilitate.
Ce înțelegem prin e-Factura
Când vorbim despre e-Factura ne referim la acel document care este considerat originalul unei e-Facturi. Adică un fișier electronic în format XML (care conține datele facturii) care este însoțit de sigiliul ANAF.
Termene și sancțiuni pentru e-Factura
De la 1 ianuarie 2024, toate firmele din România care facturează către persoane juridice din România sunt obligate să emită și să depună toate facturile în sistemul RO e-Factura. Chiar dacă până la data de 31 martie 2024 nu se dau amenzi pentru nedepunere, toate facturile trebuie să se regăsească în SPV.
De la 1 aprilie 2024 se vor aplica amenzi pentru nedepunerea facturilor la ANAF. Până la data de 30 iunie 2024 amenzile vor fi între 2.500 de lei până la 10.000 de lei.
De la 1 iulie 2024, amenzile vor fi mult mai mari, respectiv 15% din valoarea facturii. Totodată, nu vei mai putea justifica înregistrarea unei cheltuieli în contabilitate cu ajutorul unei facturi pe hârtie. Doar e-Factura cu sigiliul ANAF va putea fi înregistrată în contabilitate.
Ce facturi se trimit în e-Factura
– Toți operatorii economici din România care facturează către persoane juridice din România sunt obligați să trimită facturile în e-Factura;
– e-Factura se va trimite către persoanele fizice și juridice din alte țări dacă serviciul este prestat din punct de vedere fiscal în România, de exemplu, chirii (nu intră în această categorie serviciile diverse din IT sau programare pentru că acestea se consideră efectuate în țara clientului);
– În anumite cazuri, e-Factura se va trimite și către persoane fizice dacă achitarea se face cu vouchere de vacanță.
Când se depune e-Factura
În momentul de față, termenul de depunere este de 5 zile lucrătoare de la data facturării, iar de la 1 iulie 2024 termenul va fi de 5 zile calendaristice. Acest termen nu doar că grăbește termenul de depunere, ci și termenul de facturare deoarece termenul de facturare pentru un bun/ prestare de serviciu este atunci când s-a prestat serviciul sau s-a livrat bunul respectiv.
Ce opțiuni ai
Ca să poți face migrarea către e-Factura (dacă nu ai făcut-o deja) ai mai multe opțiuni:
Pe cont propriu. Acest lucru presupune că îți vei achiziționa semnătura digitală și își vei deschide un cont în SPV. Însă, trebuie să ai în vedere că facturile trebuie să fie în formatul XML, așa că vei avea nevoie și de un program de facturare care să îți genereze acel XML (există și unul pus la dispoziție de către ANAF). După depunere, trebuie să verifici dacă factura a fost validată de ANAF, apoi să o descarci .
Însă, pentru facturile primite lucrurile se complică. Vei fi nevoit să le descarci din sistemul ANAF și să le salvezi într-o arhivă digitală (termenul legal pentru păstrarea facturilor este de 5 ani), va trebui să transformi fiecare XML în PDF și să verifici dacă factura este conformă cu contractul pe care îl ai cu furnizorul tău, iar dacă este conformă, să o trimiți contabilului.
Program de facturare integrat cu e-Factura. Dacă optezi pentru un program de facturare integrat cu e-Factura vei avea nevoie să îți faci cont în SPV și să îți achiziționezi o semnătură digitală. Vei putea factura și trimite facturile în SPV direct din programul de facturare, să verifici dacă a fost validată de ANAF, apoi să o descarci.
Pentru facturile primite va trebui să te conectezi la ANAF prin intermediul programului de facturare și să îți descarci facturile singur (dacă programul dispune de o asemenea facilitate). Trebuie să știi că facturile vor rămâne pe server-ul ANAF doar 60 de zile. După ce le descarci trebuie să le verifici, să le aprobi și să le păstrezi într-o arhivă digitală (XML, XML cu semnătura ANAF + PDF). Îi vei trimite contabilului doar facturile în format PDF.
Contabilitate online integrată cu e-Factura. Poți opta pentru servicii de contabilitate online integrate cu e-Factura. Dacă alegi Keez vom folosi semnătura noastră digitală și vei putea genera facturile din programul nostru de facturare integrat cu e-Factura. Vei putea depune facturile în e-Factura direct din aplicația Keez cu un singur click.
Demo: Cum trimiți e-Factura în Keez
Toate facturile primite sunt descărcate automat de Keez și le vei regăsi în Inbox. Nu va fi nevoie să le descarci tu de la ANAF. Noi le salvăm în arhiva noastră digitală și securizată. Ai garanția că nu le vei pierde niciodată, iar tu va trebui doar să le deschizi (le vei vedea direct în PDF) și să le accepți/refuzi (în cazul în care o factură nu îți aparține, e greșită etc.). Tot cu un singur click le vei putea trimite și în contabilitate. Află mai multe detalii aici.
